Binnen ons bedrijf wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van. Ook verwerken wij persoonsgegevens van onze eigen medewerkers. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld voor het goed uitvoeren van de werkzaamheden die wij in opdracht van onze klanten uitvoeren. De persoonsgegevens van onze werknemers verwerken wij op basis van onze wettelijke verplichtingen als werkgever en om toezeggingen op grond van de arbeidsovereenkomst gestand te kunnen doen.
Alle betrokkenen moet erop kunnen vertrouwen dat ons bedrijf zorgvuldig en veilig met de ontvangen persoonsgegevens omgaat.
Wij geven via dit beleid richting aan hoe binnen ons bedrijf met privacy wordt omgegaan. Wij laten daarmee zien dat wij alles doen wat in redelijkheid van ons mag worden verwacht om de privacy van betrokkenen te waarborgen, te beschermen en te handhaven.
Dit privacybeleid treedt in werking op 25 mei 2018.
De directie van ons kantoor is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid.
Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:
Ons bedrijf gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. Hierbij houden wij ons aan de volgende uitgangspunten:
Betrokkenen
Wij verwerken uitsluitend de persoonsgegeven van die betrokkenen die belanghebbend zijn bij de uitvoering van de aan ons opgedragen werkzaamheden. Ook verwerken wij persoonsgegevens van medewerkers die onder onze verantwoordelijkheid werkzaamheden voor ons bedrijf verrichten. Dat kunnen medewerkers zijn met een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht, maar dit kunnen ook stagiaires, uitzendkrachten of freelancers zijn.
Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie
Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
Grondslag en doelbinding
Wij zorgen ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.
Dataminimalisatie
Wij verwerken alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. Daarbij is minimale gegevensverwerking het uitgangspunt. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.
Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het gedurende een bepaalde periode bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om opgedragen werkzaamheden goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.
Integriteit en vertrouwelijkheid
Al onze medewerkers gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens, behandelen deze vertrouwelijk en uitsluitend voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld.
Doorgeven aan derden
Wij geven persoonsgegevens uitsluitend door aan derden wanneer dat in het kader van de uitvoering van de aan ons opgedragen werkzaamheden noodzakelijk is.
Diensten of faciliteiten van derden
Wanneer wij in het kader van de verwerking van persoonsgegevens gebruik maken van diensten of faciliteiten van derden, maken wij afspraken met hen waar deze diensten en faciliteiten aan moeten voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet.
Rechten van betrokkenen
Wij informeren betrokkenen tijdig over de rechten die zij hebben in het kader van de privacywetgeving en wij honoreren alle rechten van betrokkenen.
Beveiliging
Wij nemen passende organisatorische en technische maatregelen om de door ons verwerkte persoonsgegevens adequaat te beschermen.
Categorieën betrokkenen
Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens van betrokkenen wanneer zij een of meer van de volgende hoedanigheden hebben:
Ook bewaren wij persoonsgegevens van ex-cliënten voor zover onze mogelijke aansprakelijkheidspositie dat verlangt.
Categorieën instanties aan wie persoonsgegevens worden doorgegeven
Wij geven persoonsgegevens slechts door aan die partijen die een aantoonbare en essentiële rol vervullen bij het uitvoeren van de aan ons opgedragen werkzaamheden. Dit zijn (niet limitatief):
Te verwerken persoonsgegevens
Wij verwerken persoonsgegevens. Ook verwerken wij zogenaamde bijzondere en ook strafrechtelijke gegevens. Ten aanzien van bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens vragen wij om de uitdrukkelijke toestemming van betrokkene(n) om deze gegevens te mogen verwerken.
Het gaat in alle situaties uitsluitend om die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om:
Wij zullen altijd kunnen onderbouwen waarom wij in specifieke situaties de gevraagde persoonsgegevens verwerken.
Verwerkingsgrondslagen
Wij baseren de verwerkingen van persoonsgegevens minimaal op een van de volgende verwerkingsgrondslagen:
Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer wanneer wij daarvoor niet langer een grondslag voor kunnen aanvoeren. Wij bepalen per klant of per opdracht – indien mogelijk – van tevoren de bewaartermijn en houden daarbij in ieder geval rekening met de volgende wettelijke termijnen:
Rechten van betrokkenen
Wij zorgen er voor dat nieuwe klanten tijdig worden geïnformeerd over de rechten die betrokkenen hebben in het kader van de verwerking van persoonsgegevens. Dit gebeurt via onze Dienstenwijzer, waarin wij een privacy paragraaf hebben opgenomen. Wij beschrijven daarin de volgende rechten van betrokkenen:
Het uitgangspunt is dat wij deze rechten respecteren en honoreren. Waar rechten van betrokkenen conflicteren met de belangen van ons bedrijf, zullen wij de wederzijdse belangen zorgvuldig afwegen.
Datalekken
Wij nemen alle maatregelen die in redelijkheid van ons kunnen worden verwacht om te kunnen borgen dat binnen ons bedrijf persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze worden verwerkt. Mocht echter blijken dat er toch een inbreuk in verband met persoonsgegevens heeft plaatsgevonden (een zogenaamd datalek), dan zullen wij de wettelijk verplichte acties ondernemen. Wanneer wij niet kunnen uitsluiten dat de inbreuk een risico inhoudt voor de persoonlijke levenssfeer van betrokkene(n), zullen wij de inbreuk melden bij de Autoriteit persoonsgegevens (Ap). Ook zullen wij de maatregelen nemen om deze risico’s voor de persoonlijke levenssfeer van betrokkene(n) zoveel mogelijk te beperken, en om herhaling van de inbreuk zo mogelijk te voorkomen. Daarnaast zullen wij betrokkene(n) informeren over aard en omvang van de inbreuk.
Wij informeren onze medewerkers zodat zij enerzijds een inbreuk in verband met persoonsgegevens kunnen herkennen en anderzijds weten wat zij in de betreffende omstandigheden moeten doen.
Wij leggen alle inbreuken in verband met persoonsgegevens vast in een intern register.
Verwerkers
Wij beschouwen de volgende organisaties als verwerkers in de zin van de AVG:
Wij hebben met deze organisaties zogenaamde verwerkersovereenkomsten afgesloten waarin wij conform wettelijke voorschriften afspraken hebben vastgelegd over de door deze verwerkers uit te voeren werkzaamheden in het kader van de verwerking van persoonsgegevens en daarbij behorende verantwoordelijkheden.
Beveiliging
Wij nemen passende technische maatregelen om de verwerkingen van persoonsgegevens te beveiligen. Het beschermingsniveau van deze technische maatregelen is afgestemd op de mogelijke risico’s. Wij zorgen voor versleuteling van persoonsgegevens, zorgen voor technische beveiliging van software en data via firewalls en beschermingssoftware en zorgen er ook voor dat de beveiliging van onze website aan de geldende eisen voldoet (SSL).
Ook hebben wij passende organisatorische maatregelen genomen om te voorkomen dat onbevoegden een inbreuk kunnen plegen op de verwerking(en) van persoonsgegevens binnen ons bedrijf. Zo hebben wij ons kantoorpand beveiligd tegen onbevoegd binnendringen en hebben wij de toegangsrechten tot onze datasystemen per medewerker afgestemd op de werkzaamheden die de betreffende medewerker in het kader van de verwerking van persoonsgegevens uitvoert. Wij houden logfiles bij waaruit wij kunnen aflezen wie welke acties binnen onze datasystemen heeft uitgevoerd.
Doorgifte
persoonsgegevens naar buitenland Wanneer wij persoonsgegevens verwerken in de cloud zullen wij garanties vragen van de betreffende cloud leverancier (= verwerker) dat de persoonsgegevens niet naar landen buiten de Europese Unie worden doorgegeven als die niet een privacybeschermingsniveau bieden dat minimaal gelijk is aan het beschermingsniveau in Nederland.
Onze website
Bezoekers van onze website kunnen op hierop contactgegevens achterlaten. Ook kunnen zij aangeven voor welk doel zij hun contactgegevens hebben achtergelaten. Wij zullen de opgegeven contactgegevens uitsluitend gebruiken voor het doel dat door de betreffende bezoeker is opgegeven.
Wij kunnen altijd aantonen waarop de door bezoekers gegeven toestemming betrekking heeft. Zij kunnen te allen tijde, bijvoorbeeld via de footer in een nieuwsbrief, wijzigingen in hun toestemming en/of voorkeuren opgeven.
Wij zorgen er voor dat de website is voorzien van de allerlaatste beveiligingsupdates van de gebruikte software of plug-ins. Ook is onze website voorzien van een SSL-certificaat (slotje).
Wij geven via een privacy verklaring op onze website aan hoe wij met persoonsgegevens omgaan. Deze privacy verklaring is eenvoudig te vinden op onze website.
Wanneer wij op onze website gebruik maken van cookies, zullen wij bezoekers van tevoren informeren wat voor soort cookies dit zijn. Ook krijgen bezoekers tijdig de gelegenheid om aan te geven of zij toestemming geven voor het plaatsen van deze cookies.
Hypotheek Idee Winschoten
Oldambtplein 7
9671 PP Winschoten
Hypotheek Idee Groningen
Nieuwe Markt 15
9712 KN Groningen
Hypotheek Idee Assen
Jan Fabriciusstraat 7
9401BC Assen
